Você saberia responder o que é conciliação bancária? Está tomando conta do seu fluxo de caixa corretamente?
Para a maior parte dos pequenos e microempreendedores brasileiros, a resposta a essas perguntas é “não”. Porém, má gestão de recursos é uma das principais causas de fechamento de negócios e falência.
Logo, é hora de mudar essa realidade. Um bom controle financeiro e planejamento orçamentário são ESSENCIAIS para a longevidade do seu negócio.
Entenda o que é conciliação e faça uma gestão inteligente, sem tomar mais prejuízos!
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária nada mais é do que comparar valores encontrados no extrato bancário com os dados coletados na administração interna do empreendimento. Verificar se está tudo correto ou se existem inconsistências.
Em outras palavras, é checar se o que está caindo na sua conta é o que você espera receber. Informações conciliadas significam que você está a par de todos os lançamentos financeiros.
Pois, essa prática é um dos pilares da boa saúde do negócio. Afinal, você passa a saber quanto ainda tem para receber, em qual data terá o repasse de cada venda, checa se não há erros nas transações.
Em termos práticos, isso vai te ajudar a não sofrer fraudes, ficar sem capital de giro ou ter prejuízos.
Por exemplo, vamos supor que você realize vendas por cartões de crédito e débito, dinheiro, boleto, transferências… Como organizar corretamente todos esses valores? A situação piora quando incluímos diversas máquinas de cartão, vendas parceladas, antecipações, notas fiscais.
Neste texto vamos te ensinar como fazer uma boa conciliação bancária com passos simples. E os principais problemas que você pode encontrar, para ficar atento.
Para ajudar nesse tema, o Educando seu Bolso teve um bate-papo com Ricardo Cici, co-fundador da Confere Cartões, empresa que oferece uma plataforma de conciliação bancária e consolidação de vendas.
Escute o podcast que acompanha este texto para informações ainda mais completas!
Transformação digital aumenta a importância da conciliação
Nos últimos anos, o varejo sofreu uma revolução nos meios de pagamentos. Pois, o lojista que estava acostumado a fazer vendas no dinheiro e cheque até alguns anos atrás teve que mudar completamente sua forma de vender.
Hoje, as transações com cartões no varejo já representam mais de 80% da soma total. Além disso, surgem outras ferramentas, como carteiras digitais, PIX…
Quero fazer conciliação bancária!
A tendência é que os pagamentos digitalizam-se cada vez mais. E a cada novo meio de pagamento que você passa a utilizar, mais complicada fica a gestão financeira.
Consequentemente, mais importante a conciliação bancária.
Embora não seja a única opção, atualmente o serviço de conciliação da Confere Cartões integra adquirentes. Isto é, empresas responsáveis pela liquidação de transações financeiras de crédito e débito.
Parece complicado, mas na verdade é bem simples. Também conhecidas como operadoras, são simplesmente as empresas de maquininha de cartão, como:
- PagSeguro;
- Getnet;
- Mercado Pago;
- InfinitePay.
Além disso, o serviço da Confere integra também bandeiras de cartão, como:
- VR;
- Sodexo;
- Banescard.
Entenda o que é transformação e por que você precisa adaptar-se a ela.
Como fazer conciliação bancária?
A forma de cada conciliação bancária depende do tamanho do seu negócio. Por exemplo, a consolidação de dados financeiros de uma microempresa é diferente de uma média empresa.
Porém, alguns pontos todas elas vão ter em comum:
- Monitoramento de extratos bancários em todas as entradas e saídas, verificação de registros.
- Conferência de dados internos, fluxo de caixa, valores a receber.
- Resolução de erros e fraudes no pagamento.
Você pode fazer a conciliação bancária (a) sozinho, (b) com ajuda de um contador ou (c) com uma empresa especializada, como é o caso da Confere Cartões. Porém, nenhuma das opções substitui completamente a outra.
No caso de fazer sozinho, papel e caneta são a primeira opção para quem ainda não tem nenhum tipo de controle. Porém, não a mais indicada.
Afinal, controle manual é arriscado e pode ser trabalhoso. Assim, vale mais a pena fazer numa planilha Excel. Na internet, existem diversos modelos que você pode baixar gratuitamente.
Porém, mesmo em planilhas, o ideal é que você automatize as tarefas e o controle, para que nada passe batido ou que não haja erros de digitação.
Ainda, há soluções como a Confere Cartões que fazem esse tipo de serviço. O custo varia entre R$59 a R$129 mensais por CNPJ. Um investimento considerando baixo, tendo em vista as vantagens que você tem com a contratação.
Ranking melhores maquininhas segundo Educando seu Bolso
Posição
Maquininha
Saiba Mais
1
Moderninha Smart 2
2
Moderninha Pro 2
3
SumUp Solo
4
Point Smart
5
Moderninha Plus 2
6
Point Pro 2
7
Minizinha Chip 3
8
Sumup Solo Printer
9
InfiniteSmart
10
Point Air
3 vantagens de uma boa conciliação bancária!
Ter controle da situação financeira do seu negócio traz apenas benefícios, quais sejam:
- Encontre erros e abusos de cobrança.
Como saber se as taxas de sua maquininha estão sendo descontadas corretamente? Que não está havendo dupla cobrança ou fraude? Que você está pagando por algo que não contratou? - Entenda corretamente a realidade do seu negócio.
Está havendo crescimento ou prejuízo? Sabendo sua realidade, você consegue criar metas e adaptar seu empreendimento a cada momento. Saber se é hora de contratar um novo funcionário depende de saber quanto tem sido seu faturamento. - Tenha um bom controle patrimonial e tributário.
Assim, deixando seu negócio sempre dentro das normas legais. Além disso, não tenha problema com impostos.
Quero fazer conciliação bancária!
7 etapas para uma boa gestão financeira
Vamos, portanto, a uma solução prática. Abaixo, confira 7 ações que todo empresário deveria fazer pelo menos uma vez por mês. É a sua hora de começar!
- Confira se as taxas de suas vendas no cartão estão sendo cobradas corretamente, como é previsto no contrato.
- Cheque as antecipações. Mesmo que você não solicite essa operação, confira se elas não estão acontecendo incorretamente.
Se estão, é preciso entrar em contato com a adquirente e reverter o processo. Pode ser uma dor de cabeça, mas lembre-se: o objetivo das empresas é que seja difícil resolver o problema, justamente para que você deixe de reclamar. Porém, te faz economizar centenas ou milhares de reais, tendo em vista que antecipação é uma operação cara. - Conciliação bancária: conferir se o que a empresas dizem repassar para você é, de fato, o que cai no seu saldo bancário.
- Consolidação das vendas: entenda o quanto você está vendendo, veja se seu negócio está crescendo.
Por exemplo, você vende R$10 mil em janeiro e R$10 mil em fevereiro. Saber só isso não é suficiente. Qual foi a proporção de vendas em cada modalidade? Isso muda prazo de recebimento e altera a quantidade de taxas que você paga. Então, esteja atento. - Fale com seu contador: e busque por um que tenha um papel de assessor estratégico. Além disso, um profissional com conhecimento digital é um grande diferencial!
- Compare máquinas de cartão: esteja atento às taxas de maquininhas de cartão do mercado. A fidelidade nesse mercado não precisa ser alta. Você sempre pode encontrar uma opção mais econômica e trocar seu aparelho.
- Utilize as ferramentas do Educando seu Bolso: compare soluções e encontre as mais vantajosas e baratas para você.
Agora, confira 3 dicas exclusivas para uma boa gestão financeira e conciliação bancária!
Dica 1: muito cuidado com a antecipação automática!
Grande parte do faturamento das adquirentes é com antecipação de recebíveis. De fato, essa é a “menina dos olhos” das empresas de maquininhas.
Por ser muito rentável para as operadoras, o que se percebe é um movimento dessas empresas em ofertar em excesso a antecipação automática. Principalmente para pequenos e microempreendedores.
Porém, não são todos os lojistas que precisam antecipar os recebíveis. E essa é uma operação importante avaliada na conciliação bancária.
Para esclarecer, existem duas formas de recebimento:
- Normal: você recebe o repasse em conta bancária de acordo com o prazo de pagamento do cliente. Dessa forma, vendas no débito caem em 1 ou 2 dias úteis. No crédito, a partir de 1 mês (30 dias a cada parcela. Ou seja, uma venda em 10 parcelas cai também em 10 vezes para você, ao longo dos meses).
- Antecipado: o valor da venda cai no caixa da empresa antes do previsto.
É preciso tomar MUITO CUIDADO. Uma venda que tem 3% de taxa de administração + 2,99% por parcela pode chegar a 40% de taxas, em uma venda parcelada em 12 vezes.
Pois, um valor impraticável apenas por uma transação. Nenhuma empresa consegue sobreviver pagando taxas tão caras.
Dica 2: qual a maquininha mais barata?
A resposta pode estar em dois ou mais aparelhos! Empresas de maquininha tentam fidelizar os clientes oferecendo outros serviços, além de passar cartão, como conta digital, painel de gestão, atendimento personalizado. Porém, isso não justifica alto custo transacional.
Dessa forma, é preciso comparar as menores taxas. Afinal, é possível encontrar esses serviços extras em outras empresas, e com custo mais baixo ou gratuito.
Além disso, você sabe se para você compensa ter mais de uma maquininha de cartão?
Segundo uma pesquisa recente do Educando seu Bolso, pelo menos 42% das pessoas pode economizar de R$ 90 a R$7 mil reais por mês com taxas de maquininha, contratando dois ou mais aparelhos.
O nosso Simulador de Maquininhas também apresenta esses combos de soluções mais adequados para você.
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Dica 3: Chargeback
O que é? A conciliação bancária me ajuda nisso?
Chargeback acontece quando o cliente final contata o banco emissor do cartão e pede para cancelar uma compra. Isso acontece quando ele não reconhece algum valor em sua fatura.
Se o lojista não for capaz de comprovar a identidade de quem comprou, a venda é cancelada. Como é difícil checar esse dado, geralmente o lojista perde a ação.
Assim, acaba sendo ele quem tem que arcar com o prejuízo. Isso porque muitas vezes ele já entregou o produto, mas tem que reverter o pagamento.
Segundo a Confere Cartões, o Brasil é o segundo país com mais chargeback no mundo. E esse problema acontece apenas nas vendas online.
Então, Ricardo dá uma dica: “para quem tem e-commerce, vale embutir o valor do chargeback no preço dos produtos”. Ou seja, se você tem 6% de vendas se tornando chargeback, embuta o valor no preço do produto final.
E, sem dúvidas, fazer a conciliação bancária te ajuda a entender a porcentagem de vendas em que isso aconteceu.
Principais problemas capturados em uma conciliação bancária
Algumas das principais divergências que você pode resolver ao fazer uma conciliação são:
- taxas incorretas;
- cancelamentos;
- antecipações indevidas;
- vendas duplicadas;
- fraudes;
- desvios;
- chargebacks.
Além disso, empresas como a Confere Cartões têm trabalhado para automatizar outras etapas do processo. Assim, muitas dessas situações você pode resolver somente com a conciliadora.
Dessa forma, o trabalho do lojista é reduzido, já que não precisa entrar em contato com empresa por empresa.
Por exemplo, se você tem cadastro em 5 meios de pagamento diferentes, não precisa entrar em contato com cada uma. Apenas a conciliadora resolve o problema para você.
Em alguns casos, porém, é preciso entrar em contato diretamente com a empresa de maquininha. De qualquer forma, a empresa de conciliação bancária te oferece suporte para fazer a reclamação e saber como proceder.
Entendi conciliação bancária: o que mais fazer agora?
São muitas maquininhas, muitas bandeiras de cartão. Cada uma delas implica em um painel diferente.
Com um mundo digitalizado, o número de empresas com as quais você tem que lidar aumenta ainda mais. A complexidade está crescendo, mas o número de boas soluções também.
Portanto, é importante fazer conciliação bancária. Seja internamente ou terceirizando esse serviço, com empresas como Confere Cartões.
E, claro: para fazer seu negócio crescer ainda mais, com muita saúde financeira, acesse as ferramentas do Educando seu Bolso. Até a próxima!